A Associação Brasileira de Marketing Direto (ABEMD) elaborou esta relação de “Boas maneiras” para contribuir na estruturação de ações de e-mail marketing. Trata-se de uma serie de recomendações que conduzem a uma utilização etica, pertinente e responsável do e-mail como ferramenta de marketing. Estas orientações se fundamentam no respeito aos destinatários das ações e, também, no uso adequado da internet, o que certamente contribuirá para as empresas alcançarem os resultados desejados e construírem um relacionamento solido e de confiança mutua com clientes e prospects.

1 - Etica . Atuar dentro do Codigo de Etica da ABEMD, que conceitua detalhadamente as boas praticas no Marketing Direto.

2 - Opt in . O primeiro recebimento é muito importante, porque marca o início da relação. É preciso ter permissão para prosseguir o relacionamento, por meio do opt in do receptor, tanto quando ele procura como quando é procurado.

Quando é a pessoa quem procura a empresa, o campo onde é feita a opção pelo recebimento da mensagem deve estar visível e com descrição clara do produto ou serviço oferecido.

Quando é a empresa quem procura a pessoa, tratando-se do primeiro contato deve-se informar como foi possível chegar a ela, explicitar o produto ou serviço oferecido e apresentar de forma visível a alternativa opt in. Se a pessoa não responder o e-mail com essa alternativa assinalada, deve-se entender que não deseja receber novas mensagens.

3 - Opt out . Toda mensagem precisa ter opt out. É prerrogativa do receptor decidir o momento em que não quer mais receber mensagens de determinado emissário.

4 - Uso do endereço eletronico . Quando houver cadastro previo, deve ficar claro que o endereço eletronico poderá ser utilizado para o envio de mensagens comerciais, ou seja, na geração de leads proprios ou, se for o caso, repassado também com a finalidade de envio de mensagens comerciais. E o receptor deve manifestar sua concordancia com isso.

5 - Tamanho dos arquivos . Procure sempre limitar o tamanho dos arquivos enviados, seja no corpo das mensagens ou nos anexos. Deve-se ter sempre em mente o publico da média inferior em capacitação tecnologica (software, hardware e modalidade de conexão). Sugere-se mensagens no formato txt ou html, este ultimo com tamanho maximo de 12 KB, e que as figuras (gif’s) não estejam anexadas na mensagem, mas sim localizadas em servidor proprio.

6 - Auto-executaveis . Não devem ser enviados arquivos com auto-funcionamento. Os auto-executaveis são arquivos que os programas gerenciadores de e-mail conseguem ler e interpretar, iniciando automaticamente algum processo que não é necessariamente desejado pelo receptor. Essa modalidade de arquivo tambem torna o sistema vulnerável à transmissão de vírus (voluntaria ou não).

7 - Relevancia . O consumidor não se incomoda em receber uma mensagem de cunho comercial, desde que seja relevante para ele. Portanto, preocupe-se sempre com o conceito de relevancia.

8 - Frequencia . Deve-se preferencialmente oferecer ao cliente que assinale a opção de sua preferencia na frequencia de recebimento de informações ou solicitar que ele opte entre as diversas alternativas de periodicidade que lhe são oferecidas. Quando não for possível oferecer que faça a opção, deve-se deixar claro qual a frequencia de envio das mensagens.

9 - Politica de relacionamento. É sempre conveniente que se tenha clareza na politica de relacionamento adotada, o que pode ser feito por meio de um contrato/compromisso assumido formalmente com o consumidor.